home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d10 / ptask.arc / README.PER < prev    next >
Text File  |  1991-02-11  |  16KB  |  377 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                             PERSONAL TASK-PRO
  5.  
  6.                             QUICK USERS' GUIDE
  7.  
  8.  
  9. INTRODUCTION
  10.  
  11. TASK-PRO is a PC program that allows the user to track, prioritize,
  12. sort and report on tasks under way.  TASK-PRO was specifically designed
  13. with the needs of middle management in mind.  As such, more emphasis is
  14. placed on the organization, representation and status of tasks under way
  15. than on the interrelationships of tasks.  TASK-PRO is general purpose in
  16. that it allows the user to track virtually any type of activity, from
  17. work-in-progress to telephone inquiries to trouble reports.
  18.  
  19. PERSONAL TASK-PRO is a version of TASK-PRO which is configured to be
  20. ideal for individual home use.  Please note that PERSONAL TASK-PRO does
  21. not run on a PC which is equipped with a LAN card.
  22.  
  23. Under the TASK-PRO system the user maintains any number of tasks in a
  24. task folder.  The user is allowed to record detailed information for each
  25. task, and is provided with the ability to also enter a free text memo
  26. giving a detailed description of those tasks which require such a
  27. description.  Within the folder tasks may be sorted by priority, the
  28. name of the person assigned to the task, the deadline assigned to the
  29. task, the date the task was entered, or the systems affected by the task.
  30. A flashing red indication is provided for all tasks which have exceeded
  31. their deadlines.
  32.  
  33. TASK-PRO incorporates a state-of-the-art keyboard and mouse interface
  34. which makes excellent use of color, sound, text windows and context-
  35. sensitive hypertext help at the touch of the F1 key or the click of
  36. the mouse button.
  37.  
  38. Personal TASK-PRO is fully functional and loaded with features, but
  39. lacks some of the business-oriented features of PROFESSIONAL TASK-PRO.
  40. The additional features provided with PROFESSIONAL TASK-PRO are:
  41.  
  42.       o The ability to organize tasks into multiple folders.
  43.  
  44.       o The ability to move tasks between task folders and
  45.         PC's using IMPORT and EXPORT.
  46.  
  47.       o A 'Timeslip Interface' which allows the quick and
  48.         easy entry of timecard information into the TASK-
  49.         PRO database.
  50.  
  51.       o The ability to run on a PC equipped with a LAN
  52.         card.
  53.  
  54.  
  55. The task folder produced with by PERSONAL TASK-PRO is totally compatable
  56. with PROFESSIONAL TASK-PRO.
  57.  
  58. To order a users' guide for PERSONAL TASK-PRO, or to order PROFESSIONAL
  59. TASK-PRO, simply select the ORDERING option from the TASK-PRO main menu,
  60. fill in the data entry form with the correct information and allow
  61.  
  62. Business Technologies         PROFESSIONAL TASK-PRO             Page 1
  63.  
  64.  
  65. TASK-PRO to print an order form to you (a system printer is required).
  66. After the order form is printed simply fill in (by hand or typewriter),
  67. the specifics of your order.
  68.  
  69.  
  70. 1.0 Required Equipment
  71.  
  72. TASK-PRO runs on IBM PC's and 100% compatables with 256k of system
  73. memory and CGA, EGA or VGA graphics adaptors.  TASK-PRO may work
  74. with other equipment configurations.  TASK-PRO will utilize a mouse
  75. if one is connected to the system and the appropriate driver software
  76. is included.
  77.  
  78.  
  79. 2.0 INSTALLATION
  80.  
  81. If you have downloaded TASK-PRO from an electronic bulletin board
  82. PTASK.ZIP contains PERSONAL TASK-PRO along with all associated
  83. help, documentation and sample database files.  Otherwise, if you
  84. have ordered TASK-PRO the supplied diskette contains all of these
  85. files.  Create a dedicated directory for TASK-PRO (we recommend
  86. 'C:\TASK') and copy (or unZIP) these files into that directory.  You
  87. may then run PTASK, as described in this document, and practice with
  88. the sample data provided.  When you are satisfied with your expertise
  89. you may delete every file except PTASK.EXE, TSK.HLP and this README
  90. file and begin using PERSONAL TASK-PRO for real.
  91.  
  92.  
  93. 3.0 RUNNING AND QUITTING TASK-PRO
  94.  
  95. To run PERSONAL TASK-PRO simply enter 'PTASK -C' for a color system
  96. or 'TASK -M' for a monochrome system from the DOS prompt.  The user
  97. will then be presented with the main menu screen of PERSONAL TASK-PRO.
  98. The user may optionally enter a second command line switch '-NOMOUSE',
  99. which disables the use of a mouse by TASK-PRO.
  100.  
  101. To quit TASK-PRO and return to DOS simply select the Quit option from
  102. TASK-PRO main menu.
  103.  
  104.  
  105. 4.0 GETTING HELP SCREENS
  106.  
  107. You can always get a help screen describing what you are doing by
  108. depressing the F1 key or be clicking the left mouse button on any
  109. help prompt appearing on the bottom line of the screen.  This help
  110. text is completely context-sensitive, and allows you to jump to the
  111. help screens for related topics by highlighting the text associated
  112. with the topics within the help window (through use of the arrow
  113. keys of the numeric keypad) and depressing the ENTER key.  You may
  114. also position the mouse cursor on any help keywords within the help
  115. window and clicking the left mouse button.  You may exit the help
  116. system and return to TASK-PRO by depressing the ESC key or by clicking
  117. the right mouse button (which is always equivalent to depressing the
  118. ESC key).
  119.  
  120. Business Technologies         PROFESSIONAL TASK-PRO             Page 2
  121.  
  122.  
  123. 5.0 THE MENU SYSTEM
  124.  
  125. The TASK-PRO main menu is the bar menu that appears across the top of
  126. the screen at all times that TASK-PRO is running.  You may move between
  127. the items of this menu with the left and right cursor control keys,
  128. and any associated pull-down menus will automatically appear.  You may
  129. also move between main menu items by depressing the hot key for the
  130. item (highlighted in yellow) while holding down the ALT key (this is
  131. simply a shortcut for the experienced user) or by positoning the mouse
  132. cursor on the menu item and clicking the left mouse button.
  133.  
  134. For main menu options that do not have an associated pull-down menu
  135. the option is activated by depressing the ENTER key once the option
  136. is highlighted.  If such an option has been selected with the short-
  137. cut ALT-hotkey keystroke then the option is activated automatically.
  138. Once again the mouse cursor may be used to select main menu options
  139. (except from data entry and help windows, which must be exited first).
  140.  
  141. For main menu options that have pull-down sub-menus, the sub-menu
  142. option is activated by highlighting the desired option with the up and
  143. down cursor control keys and depressing the ENTER key.  Alternatively
  144. the option may be activated by hitting the highlighted hot key in the
  145. sub-menu (without depressing the ALT key).
  146.  
  147. Help information about any sub-menu option may be obtained by high-
  148. lighting the option and depressing the F1 key.
  149.  
  150.  
  151. 6.0 DATA ENTRY WINDOWS
  152.  
  153. Data entry windows allow the user to enter data into the TASK-PRO
  154. system.  The up and down cursor control keys, as well as the TAB
  155. key, allow the user to move between data entry fields.  The user
  156. may also click the left mouse button on any field to move to that
  157. field.  The left and right cursor control keys allow the user to
  158. move within the field.  The insert key toggles text entry between
  159. insert and overstrike mode.  The delete key deletes characters under
  160. the cursor.  The return key successfully ends the data entry into
  161. the form and the ESC key aborts the data entry process.  Help for
  162. any field is available by depressing the F1 key while the cursor is
  163. positioned within the field or by clicking the left mouse button
  164. which the mouse cursor is positioned on the help prompt at the bottom
  165. of the window.
  166.  
  167.  
  168.  
  169. 7.0 The BROWSE main menu option
  170.  
  171. Selecting the BROWSE option from the TASK-PRO main menu brings up a formatted
  172. list of all opened tasks in the lower portion of the display.  The user may
  173. use the up and down cursor control keys to highlight the various tasks or
  174. simply position the mouse cursor over the task and click on it.  This window
  175. scrolls up and down as necessary to accommodate a large number of tasks.
  176.  
  177. One important feature of the BROWSE window to be aware of is the ability to
  178. edit a memo for the highlighted task by depressing the F10 key.  Keep
  179.  
  180. Business Technologies         PROFESSIONAL TASK-PRO             Page 3
  181.  
  182.  
  183. in mind that the F1 key or the mouse will provide you with detailed context-
  184. sensitive help at all times.
  185.  
  186. You may use the mouse to click on any of the action items appearing along
  187. the lower portion of the display at any time, rather than utilize the
  188. command keystrokes described below.  If you are using a mouse, you may
  189. highlight a record by positioning the mouse cursor on the record and
  190. clicking the left mouse button; clicking a second time will bring up
  191. the detail window for the task.  Clicking the mouse with the cursor
  192. positioned in one of the first five screen columns for a task not only
  193. highlights the task, but toggles the tag for the task as well.  This is
  194. an extremely handy method of tagging tasks.
  195.  
  196. The command keystrokes available from within the browse window are:
  197.  
  198.      'T'          - Tag/Untag Highlighted Task
  199.      INS (or '+') - Add a New Task
  200.      DEL (or '-') - Delete the Highlighted Task
  201.      CTL F5       - Begin Searching Database for String Match
  202.      F5           - Continue Search Started with CTL F5
  203.      CTL K        - Auxilliary Keystrokes
  204.      CTL S        - Re-Sort
  205.      CTL T        - * Tag all tasks
  206.      CTL F        - Change the task display format
  207.      CTL P        - * Produce A Report/Listing
  208.      CTL U        - Untag all tasks*
  209.      CTL C        - * Close all tagged tasks
  210.      CTL Y        - * Delete All Tagged Tasks
  211.      Up Arrow     - Highlight Next Task Line
  212.      Down Arrow   - Highlight Prev Task Line
  213.      PgUp         - Scroll Up One Page
  214.      PgDn         - Scroll Down One Page
  215.      Home         - Go to First Task In List
  216.      End          - Go to End of List
  217.      F10          - Edit Memo for Highlighted Task
  218.      Enter        - View and Edit the Highlighted Task
  219.      ESC          - Return to Task-Pro Main Menu
  220.  
  221. * - Only available with PROFESSIONAL TASK-PRO
  222.  
  223.  
  224.  
  225. 8.0 The DEFAULTS main menu option
  226.  
  227. Selecting the DEFAULTS option of the TASK-PRO main menu brings up a data
  228. entry window in which the user can pre-fill various fields that will
  229. usually be the same when a new task is being added.  These fields will
  230. then be pre-filled with this data whenever a new task is added.  Any
  231. entry into the DATE ENTERED field will be ignored when a new task is
  232. added, however, as the computer's system date is entered into this field
  233. each time a task is added.
  234.  
  235.  
  236. 9.0 The REPORTS main menu option
  237.  
  238. The REPORTS option of the TASK-PRO main menu has a pull-down sub-menu
  239. with a list of the available reports.  These reports are BRIEF #1,
  240.  
  241. Business Technologies         PROFESSIONAL TASK-PRO             Page 4
  242.  
  243.  
  244. BRIEF #2, ABBREVIATED and FULL PAGE.  Selecting one of these options
  245. will cause the user to be subsequently prompted for a sorting order
  246. and a task selection criteria within additional pop-up menus, and then
  247. the report will be sent to the system printer.  Depressing the ESC key
  248. during this process will cancel the report and return the user to the
  249. TASK-PRO main menu.
  250.  
  251. Although the names of the BRIEF reports appearing in the menu are not
  252. extremely descriptive, depressing the F1 key will a report name
  253. highlighted within this menu will provide a good detailed description
  254. of the report.
  255.  
  256. All brief reports, when sorted by the name of the person assigned to
  257. perform the task, will automatically insert page breaks whenever the
  258. name changes.  This is a handy method of producing status reports
  259. for individual employees.
  260.  
  261. The full page report contains all imformation on each task, including
  262. the contents of the memo.  This report is actually a series of
  263. work orders.
  264.  
  265. BRIEF REPORT #3 is designed such that employees may fill in the
  266. hours worked on a project each week, month ... and return them to
  267. management for updating of the TASK-PRO database through the
  268. timesheet interface.  The output of BRIEF REPORT #3, when sorted
  269. by the name of the employee assigned to the task, can actually
  270. replace the timecards used by many organization.  Be sure to read
  271. section 14, the TASK-PRO timeslip interface, to understand how
  272. employee timesheet data can easily be fed back into the registered
  273. version of TASK-PRO.  This report is only available with PROFESSIONAL
  274. TASK-PRO.
  275.  
  276.  
  277. 10.0 The SETUP main menu option
  278.  
  279. The SETUP option of the TASK-PRO main menu allows you to customize
  280. TASK-PRO to meet your needs and preferences.  The options available
  281. on the associated pulldown menu are DISP MODE, SORTING and PRINTER.
  282.  
  283. Selecting the DISP MODE option evokes a pop-up menu which allows
  284. you to select a default format for the individual task lines in
  285. the browse window.
  286.  
  287. Selecting the SORTING options evokes a pop-up menu which allows you
  288. to select a default sorting format for the tasks within the browse
  289. menu.
  290.  
  291. Selecting the PRINTER option evokes a pop-up menu which allows you
  292. to configure TASK-PRO for the set of control codes to send to your
  293. printer as reports are being printed.  Selecting the PROPRINTER option
  294. will configure TASK-PRO to send font selection control sequences to
  295. the printer following IBM PROPRINTER conventions.  Selecting the EPSON
  296. option will configure TASK-PRO to send font selection control sequences
  297. to the printer following EPSON conventions.  Selecting the NULL option
  298. will cause TASK-PRO to use whatever fonts are currently set on the
  299. printer with no control sequences being passed.  Selecting the
  300. CUSTOMIZE option will bring up a data entry window in which the user
  301.  
  302. Business Technologies         PROFESSIONAL TASK-PRO             Page 5
  303.  
  304.  
  305. can specify exactly the hexadecimal escape sequences to be used to
  306. select compressed and normal fonts.  Depressing F1 from within this
  307. window will provide detailed information on this data entry with
  308. examples.
  309.  
  310. Once you have set any TASK-PRO configuration, it will be in force
  311. until it is specifically changed, even if you quit TASK-PRO, return
  312. to DOS, and run TASK-PRO at some time in the future.
  313.  
  314.  
  315. 11.0 The ORDERING main menu option
  316.  
  317. Selecting the ORDERING option from the TASK-PRO main menu brings up a
  318. data entry window that allows the user to enter data into a form to
  319. order PERSONAL TASK-PRO or PROFESSIONAL TASK-PRO from Business Tech-
  320. nologies.  After the data has been entered a filled-out order form is
  321. printed on the system printer.  The F1 key provides context-sensitive
  322. help throughout this process.  Please note that the order printed by
  323. this option still requires the hand filling of certain ordering info-
  324. rmation.  Note that PERSONAL TASK-PRO and associated files may be
  325. freely copied and distributed in unmodified form.  Ordering PERSONAL
  326. TASK-PRO simply provides the user with a bound users' guide.
  327.  
  328.  
  329. 12.0 The INFO main menu option
  330.  
  331. Selecting the INFO option from the TASK-PRO main menu brings up a
  332. window containing some information about the TASK-PRO product and
  333. ordering information.
  334.  
  335.  
  336. 13.0 The QUIT main menu option
  337.  
  338. Selecting the QUIT option from the PERSONAL TASK-PRO main menu
  339. exits TASK-PRO and returns the user to the DOS prompt.
  340.  
  341.  
  342. 14.0 The TASK-PRO Timeslip Interface
  343.  
  344. This option is only available with PROFESSIONAL TASK-PRO.
  345.  
  346. The TASK-PRO Timeslip Interface allows for the quick and easy entry
  347. of updates to the HOURS WORKED field for any task without going into
  348. the user interface of TASK-PRO.  This is achieved through a command
  349. prompt which understands the following commands:
  350.  
  351.         FOLDER <name of task folder to update>
  352.         ADD <id of task for which hours worked are to be added>
  353.         SUB <id of task for which hours worked are to be subtracted>
  354.         SET <id of task for which hours worked are to be set>
  355.         HELP
  356.         QUIT
  357.  
  358. To bring up the timeslip interface simply enter 'TASKPRO -U' from the
  359. DOS prompt.  The following dialog with the timeslip interface would
  360. add 5 hours to the hours worked field of task 7 in the folder SYSTEM
  361.  
  362. Business Technologies         PROFESSIONAL TASK-PRO             Page 6
  363.  
  364.  
  365.  
  366. and set the hours worked field of task 3 in the file TESTS to a value
  367. of 50.
  368.  
  369.         ->FOLDER SYSTEM
  370.         SYSTEM-> ADD 7 5
  371.         SYSTEM-> FOLDER TESTS
  372.         TESTS-> SET 3 50
  373.         TESTS-> QUIT
  374.  
  375. Note that the command prompt contains the name of the currently opened
  376. task folder.
  377.